ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa) é um programa de gestão que reúne vendas, estoque, compras, financeiro, fiscal e produção em um só sistema e um só banco de dados. O que um setor lança aparece para os outros sem digitar de novo, o que reduz retrabalho, erros de nota fiscal e decisões no escuro.
O que é ERP?
ERP é a sigla em inglês de Enterprise Resource Planning, que em português significa Planejamento dos Recursos da Empresa. Na prática, é o sistema de gestão empresarial que concentra a operação inteira em um único lugar: o pedido do cliente, a baixa do estoque, a compra do fornecedor, o contas a pagar e a receber, a emissão da nota fiscal e os relatórios do gestor.
Sem um ERP, cada área costuma trabalhar com a sua planilha ou com um programa separado. O vendedor tira o pedido, alguém confere o estoque em outro arquivo, o financeiro lança as parcelas na mão e o fiscal digita tudo de novo para emitir a nota. Com o ERP, esses passos viram um fluxo só.
Para que serve um programa ERP?
Um programa ERP serve para integrar os setores e dar ao dono e aos gestores uma visão real da empresa. Os principais usos são:
- Controlar o estoque em tempo real: cada venda, compra ou devolução atualiza o saldo, então você sabe quanto tem de cada produto e evita sobra ou falta.
- Vender com mais agilidade: orçamento, pedido, separação, faturamento e entrega seguem o mesmo cadastro de cliente e de produto.
- Emitir nota fiscal sem redigitar: a NF-e sai preenchida com os dados do pedido e os impostos do perfil fiscal.
- Organizar o financeiro: contas a pagar e a receber, boletos e fluxo de caixa a partir das vendas e compras lançadas.
- Comprar melhor: sugestão de compra pelo estoque mínimo e pelo consumo, com cotação entre fornecedores.
- Decidir com números: relatórios de vendas, margem e giro de estoque com os dados do momento.
Como funciona um sistema ERP na prática?
O segredo do ERP é o banco de dados único. Todos os módulos leem e gravam no mesmo lugar, então uma ação dispara as outras. Veja o caminho de uma venda dentro do sistema:
- Pedido: o vendedor lança o pedido no balcão, no escritório ou pelo aplicativo no cliente. O sistema mostra o estoque disponível e o preço da tabela.
- Estoque: ao confirmar a venda, o saldo do produto baixa sozinho.
- Financeiro: as parcelas entram no contas a receber, com boleto se for o caso.
- Fiscal: a nota fiscal é gerada com os dados do pedido, transmitida para a SEFAZ e enviada por e-mail ao cliente com o XML.
- Gestão: a venda aparece na hora nos relatórios e no painel do gestor.
Ninguém digitou a mesma informação duas vezes. É isso que separa um ERP de um conjunto de programas soltos.
Quais são os módulos de um ERP?
Os módulos são as áreas que o sistema cobre. Um ERP completo para comércio, indústria e serviços costuma ter:
- Cadastros: clientes, fornecedores, produtos, tabelas de preço e perfis fiscais.
- Comercial: orçamentos, pedidos de venda, comissões e histórico de atendimento do cliente.
- Compras: cotação com fornecedores, pedido de compra e entrada de nota.
- Estoque: saldo em tempo real, inventário, Curva ABC e sugestão de compra.
- Financeiro e boletos: contas a pagar e a receber, fluxo de caixa e emissão de boletos com remessa e retorno.
- Fiscal: NF-e, NFC-e, NFS-e, SPED e guias de recolhimento.
- Produção: ordens de produção e consumo de matéria-prima.
- Ordem de serviço: abertura, diagnóstico, execução e faturamento da OS, com NFS-e.
- Logística: separação, romaneio e acompanhamento das entregas.
- Frente de loja (PDV): venda no balcão com NFC-e, inclusive em contingência.
- Aplicativo de vendas: pedidos, clientes e estoque no celular da equipe externa.
- Integrações: loja virtual e marketplaces ligados ao estoque e aos pedidos do ERP.
Não é preciso começar com tudo. Muitas empresas começam pela emissão de notas e pelas vendas e ativam os outros módulos conforme crescem. Veja como isso funciona na página de planos do System Commerce.
Qual a diferença entre ERP, planilha e CRM?
São ferramentas com papéis diferentes. A tabela resume:
| Planilha | CRM | ERP | |
|---|---|---|---|
| Foco | Controles isolados | Relacionamento e funil de vendas | A operação inteira da empresa |
| Dados | Um arquivo por setor | Clientes e oportunidades | Um banco único para todos os setores |
| Estoque e financeiro | Atualização manual | Normalmente não cobre | Atualizados pela própria venda e compra |
| Nota fiscal | Não emite | Não emite | Emite NF-e, NFC-e e NFS-e |
| Controle de acesso | Difícil de controlar | Por usuário | Permissão por usuário e por tela |
Em resumo: a planilha ajuda no começo, o CRM organiza o relacionamento com o cliente e o ERP é a base que conecta vendas, estoque, financeiro e fiscal.
Quais as vantagens de usar um ERP?
- Menos retrabalho: a informação é lançada uma vez e segue para os outros setores.
- Menos erro fiscal: antes de transmitir, o sistema confere CFOP, CST e o XML e bloqueia o que estiver errado, o que reduz o risco de multa.
- Estoque sob controle: menos ruptura e menos mercadoria parada, com giro e dias de estoque de cada produto.
- Compras na hora certa: o sistema avisa quando um item chega ao mínimo e sugere a quantidade.
- Visão do negócio: margem por venda e por produto, ranking de clientes e de vendedores e fluxo de caixa.
- Segurança: permissões por usuário, histórico das operações e dados guardados em banco de dados.
- Crescimento organizado: novas filiais, empresas e linhas de produto entram no mesmo sistema, com relatórios consolidados.
ERP para pequenas empresas vale a pena?
Vale, e muitas vezes é onde o ganho aparece mais rápido. Na pequena empresa a mesma pessoa vende, compra, cobra e emite nota. Cada digitação repetida e cada nota com erro tiram tempo de quem deveria estar atendendo o cliente.
Para a pequena empresa, o ponto de partida costuma ser a emissão de nota fiscal e o controle de vendas e estoque. Com a operação organizada, fica fácil ativar o financeiro completo, a produção ou a ordem de serviço quando fizer sentido.
Como escolher o melhor ERP para a sua empresa?
Antes de contratar, compare os sistemas por estes critérios:
- Aderência ao seu segmento: comércio, distribuidora, indústria e prestação de serviços têm rotinas diferentes. Peça para ver o sistema funcionando com casos parecidos com o seu.
- Parte fiscal completa: NF-e, NFC-e, NFS-e, SPED, substituição tributária, DIFAL e preparo para IBS e CBS.
- Suporte e implantação: quem vai configurar, treinar a equipe e atender depois que o sistema estiver em uso.
- Integrações: loja virtual, marketplaces, bancos para boleto e aplicativo para vendedores.
- Crescimento: várias empresas e filiais, mais usuários e novos módulos sem trocar de sistema.
- Custo total: licença, implantação, treinamento e mensalidade, não só o preço de entrada.
O caminho mais seguro é uma demonstração com os dados e a rotina da sua empresa, em vez de uma apresentação genérica.
Como é a implantação de um ERP?
A implantação é a fase de colocar o sistema para funcionar na empresa. No System Commerce ela é conduzida pela equipe da SystemPort em três etapas:
- Diagnóstico: entender os processos, os documentos fiscais e os relatórios de que a empresa precisa.
- Preparação: configurar o sistema, importar cadastros e treinar os usuários de cada setor.
- Entrada em produção: a empresa passa a operar no ERP com o acompanhamento da equipe e, depois, com suporte contínuo.
O que muda no ERP com a Reforma Tributária?
A Reforma Tributária cria o IBS e a CBS, que passam a aparecer nas notas fiscais item a item durante a transição. O ERP precisa calcular esses tributos, destacar os valores corretamente e acompanhar as mudanças de regra. O System Commerce já calcula IBS e CBS em cada item, e as mudanças fiscais chegam pelas atualizações automáticas do sistema.
System Commerce .NET: o ERP da SystemPort
O System Commerce .NET é o programa ERP desenvolvido pela SystemPort Technology, empresa de Belo Horizonte (MG) que trabalha com sistemas de gestão desde 1998. Ele atende comércio, distribuidoras, indústrias e prestadores de serviços, com versões que vão do emissor de NF-e ao ERP completo:
- Express NF-e: emissor de nota fiscal eletrônica com cálculos fiscais automáticos.
- Express Venda: vendas, estoque, compras e financeiro.
- Express O.S: ordem de serviço com NFS-e.
- Express Premium: vendas e serviços na mesma solução.
- Versão Full: o ERP completo, com produção, logística, RMA e todos os módulos.
Também há soluções por segmento, como comércio e varejo, indústria e produção e serviços e assistência técnica, além do aplicativo para a equipe de vendas e das integrações com e-commerce e marketplaces.
Perguntas frequentes sobre ERP
O que significa ERP?
ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning, em português Planejamento dos Recursos da Empresa. É o programa de gestão que reúne as áreas da empresa, como vendas, estoque, compras, financeiro e fiscal, em um só sistema e um só banco de dados.
Para que serve um sistema ERP?
Serve para que o que um setor lança apareça para os outros sem digitar de novo. Uma venda baixa o estoque, gera o contas a receber e preenche a nota fiscal. Assim a empresa tem menos retrabalho, menos erro e números reais para decidir.
Qual a diferença entre ERP e planilha?
Na planilha cada setor mantém o próprio arquivo e os dados precisam ser copiados de um lugar para outro. No ERP os dados ficam em um só banco: o estoque, o financeiro e a nota fiscal são atualizados pela própria operação, com controle de quem fez o quê.
ERP é só para empresa grande?
Não. Pequenas e médias empresas são as que mais ganham com um ERP, porque têm equipe enxuta e não podem perder tempo com digitação repetida e erros de nota fiscal. O importante é escolher um sistema que cresça junto com a empresa.
Quais são os principais módulos de um ERP?
Os mais comuns são cadastros, vendas e orçamentos, compras, estoque, financeiro, fiscal (NF-e, NFC-e, NFS-e e SPED), produção, ordem de serviço e relatórios gerenciais. No System Commerce também há logística, RMA, frente de loja e aplicativo para a equipe de vendas.
Quanto tempo leva para implantar um ERP?
Depende do tamanho da empresa e da quantidade de módulos. No System Commerce a implantação tem três etapas, diagnóstico, preparação e entrada em produção, conduzidas pela equipe da SystemPort.
O ERP emite nota fiscal eletrônica?
Sim. Um ERP completo emite NF-e, NFC-e e NFS-e direto para a SEFAZ e para a prefeitura, com os impostos calculados pelo perfil fiscal. O System Commerce também gera SPED Fiscal e SPED Contribuições e as guias GNRE das vendas interestaduais.
O ERP já está preparado para a Reforma Tributária?
O ERP precisa calcular os novos tributos, IBS e CBS, em cada item da nota. O System Commerce já calcula IBS e CBS, e as mudanças fiscais chegam pelas atualizações automáticas do sistema.