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Área de Segurança – Tela Inicial

Nesse mundo tecnológico em que vivemos hoje, o termo Tela Inicial ficou muito mais comum em nosso vocabulário. Hoje, desde um simples celular, até mesmo o maior servidor do mundo, que é o Lakeside Technology Center (350 East Cemark) que foi fundado em Chicago em 1990 com uma estrutura absurdamente enorme 102 mil m² e mais de 50 geradores de energia, sendo alimentados com 30 mil litros de óleo diesel, tem uma Tela Inicial. Ela se tornou muito essencial para nós hoje, facilita nossa vida e nossas tarefas, além de exibir informações que geralmente precisamos.

Sem duvidas, a Tela Inicial é muito importante. Ainda mais no SystemCommerce.NET, onde por meio dele pode ter acesso a várias informações de sua empresa, como saldo da empresa, o quanto está devendo, o lucro dela naquele dia entre outras informações importantes.

Mas no mesmo mundo em que a facilidade nos ajuda, existe o perigo de vazamento de dados e hoje infelizmente isso é comum. Por isso que no SystemCommerce.NET tem a Área de Segurança, que por meio dela você permite o que pode ser feito e exibido na Tela Inicial, trazendo uma maior segurança aos dados do seu sistema.

No vídeo abaixo será mostrado o funcionamento dela, assista!

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Área de Segurança – Gráficos

Em uma empresa, ela ter o conhecimento de como está, seja financeiramente, produtivamente e entre outros, a realização de gráficos é primordial. Ele ajuda a ter uma boa noção dos dados e onde pretende chegar. Mas o que é um gráfico?

A definição para gráficos seria a seguinte: Gráfico é uma maneira de mostrar visualmente dados ou valores numéricos, de várias maneiras, assim facilitando o seu entendimento. Existem vários tipos de gráficos e os mais utilizados são os de colunas, os de linhas e os circulares e a exibição de seus dados pode ser feito de acordo como desejar.

Ou seja os gráficos são de muita importância para sua empresa. Mas pare para pensar. Se qualquer um tivesse acesso aos dados que os gráficos de determinada empresa tem, podendo ver seus lucros e prejuízos entre outros dados pessoais da empresa, isso não seria nada bom.

Por isso no SystemCommerce.NET além de fazer os gráficos, na Área de Segurança tem a aba Gráficos, que no vídeo abaixo veremos melhor como funciona.

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Área de Segurança – Relatórios

Quem nunca ouviu a seguinte frase: “Preciso desses relatórios para amanha! Urgente!” Bom, caso não ouviu ainda, esperamos que ouça em breve. Mas para entendermos melhor como funciona no SystemCommerce.NET o Relatório, vamos ver antes o que é um relatório.

Relatório nada mais é do que um conjunto de informações que é utilizado para exibir resultados, sendo eles parciais ou totais de certa atividade, experimento, projeto, ação, pesquisa, ou ele pode estar acabado ou em andamento. Pode ser escrito ou oral.

Bem simples a definição de relatório. Mas como o SystemCommerce.Net faz uso da Área de Segurança quando envolve a tela de Relatório?

Neste post veremos isso e no final dele contém um vídeo passo a passo de como funciona.

Na Área de Segurança, na aba Relatórios, pode ser definido os tipos de filtragens que o usuário pode fazer em um relatório, seja ele de cliente, fornecedor, produto e assim por diante.

Além das abas principais, contém também sub abas, que tem a mesma função das abas, a diferença que por ela pode ser definido uma a uma, já as abas em geral definem tudo de uma vez.

Será percebido que cada aba tem suas características, como exemplo, alguns podem fazer listagem, outros podem fazer balanço e essas definições afetam como o relatório será feito.

Lembre-se: depois que configurar as opções que foi definido, clique em ALTERAR, caso queira mudar o nome do usuário clique em SIM, altere e confirme. Mas se quiser apenas salvar, clique em NÃO. Depois, clique em ATUALIZAR para aplicar as mudanças feitas.

O vídeo abaixo ensina passo a passo. Clique para assistir!

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Área de Segurança – Como Adicionar usuário.

Você que usa o SystemCommerce.NET já deve ter passado pela seguinte situação. Ao usar uma função no sistema, digamos por exemplo o cadastro de pessoa física, ao tentar cadastrar uma mensagem foi exibida falando que a função não foi autorizada pela segurança. Deve ter ficado meio sem entender, acabou ligando pro suporte e ouvindo que essas definições foram definidas na Área de Segurança, muito provavelmente pelo seu gerente, sobre as funções que poderia ser feitas ou não com seu usuário.

De modo bem simples, a Área de Segurança é onde pode ser definido pela sua empresa o que o seu usuário pode fazer. Por exemplo, o Lionel pode adicionar um novo cadastro de cliente, mas não pode fazer uma venda e assim por diante. O funcionamento dela é bem simples e fácil de ser executada mas o seu funcionamento é de fundamental segurança a sua empresa.

Mas você não sabe como ela funciona, e agora? Bom a SystemPort desenvolveu vídeos explicativos de cada função dessa área, eles são bem rápidos e práticos.

Vamos começar? O primeiro vídeo dessa série começa logo abaixo, ele vai ensinar como você pode adicionar usuário para poder ser usado no sistema entre outros que o vídeo a seguir irá mostrar. Veja ele agora!

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Como fazer backup automático.

Dados. Em nenhum outro momento da nossa história humana houve tanta necessidade de ter e guardar dados como hoje. Nesse mundo que evolui cada vez mais a tecnologia, guardar dados acaba sendo necessário. E quando não guardamos e perdemos esses dados, sabemos quanta falta ele faz. Por isso existe a necessidade de se fazer backup. E todos nós já ouvimos falar alguma vez nessa palavra. Mas o que seria backup?

Backup é uma cópia de segurança dos seus dados (informações) de um dispositivo de armazenamento (celulares, tablets, computadores) ou sistema (aplicativos, softwares e jogos) para outro ambiente para que esses mesmos dados possam ser restaurados em caso de perda dos dados originais ou que ocorra um acidente.

Como é importante fazer backup. Imagine a seguinte situação: uma empresa de grande porte, com 1000 funcionários, movimentação de destoque e entre outras funções. Ela possui o banco de dados onde armazena todas as informações dela. Mas um dia, o servidor é desligado repentinamente e com isso o corrompendo, perdendo assim tudo. Imagine o dano que ela sofreria, seja financeiramente, produtivamente, concordados que seria desastroso. Por isso existe softwares para auxiliar neste ponto. O programa a qual falamos é o SQL BACKUP AND FTP. Ele é um programa gratuito que contém opções de compra dentro dele.

Veja como é fácil o uso dele no tutorial abaixo!

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Cadastro de Pessoa Física

Através deste post, entenderemos melhor como funciona a área Cadastro de Cliente. É possível percebemos a semelhança desta área com a área Cadastro de Pessoas Jurídicas, Funcionários, Vendedor, Fornecedor e Transportadora.

Vamos lá.

Na imagem a seguir vemos a Tela Inicial do nosso sistema, em seu campo a esquerda, na coluna de departamento, vemos que ao clicarmos no Dep. Cadastros, irá aparecer outro campo, o campo Cliente P. Física. Clicando neste, a tela de Cadastro de Pessoa Física aparecerá. Ela possui os campos que iremos ver, um à um, para entendê-los um pouco mais.

Procurar: neste campo você pode pesquisar todos os seus clientes,seja por código, nome, CPF ou telefone. Para buscar todos os clientes, apenas aperte ENTER no campo de procura e listará todos eles, mas para isso o filtro NOME tem que estar marcado, senão não vai funcionar.

Mas como podemos cadastrar um novo cliente? Clique no botão INCLUIR do lado direito de cima e irá aparecer a próxima imagem.

Pronto! Agora você já pode cadastrar seus clientes. Mas vamos entender alguns campos dele, caso você se perca ou não saiba como fazer ou ate dê algum erro, aqui veremos algumas explicações sobre isso.

Entenda as setas:

1- Cliente Ativo: que sempre está ativo (comprando). Caso ele não compre mais ou por algum outro motivo esse cadastro não será apagado do banco, apenas desabilitado.

2-Consumidor Final: define se a pessoa é ou não a consumidora final. Exemplo: uma empresa comprou 10 computadores, se for para uso na empresa, ou seja consumo próprio, seria consumidor final, mas se for revender esses computadores ele não será , porque esses produtos foram repassados à frente.

3-Inserção dos dados do cliente: preenchimento dos dados pessoais do cliente.

Campos obrigatórios nos Dados Iniciais:

Nome, sexo, Estado Civil, CPF.

O que é os campos: Emissão e Órgão Emissor ?

RG: quando tirou Órgão Emissor: local você tirou.

Exemplo:

Emissão: 01/01/1990 Órgão Emissor: SSP (isso varia de Estado para Estado).

4-Inscrição Produtor Rural: todo produtor rural recebe o número de registro e se o cliente for um, esse número é colocado no cadastro e impresso na Nota Fiscal.

5-CPF: se o CPF da pessoa não for informado o cadastro será impossível, pois, esse campo é necessário para emitir a Nota Fiscal.

Caso haja dúvidas, entre em contato com suporte. Acesse ele em: https://www.systemcommerce.net/contato.

Área de Endereço

Entenda as setas:

6- Aba Endereço: preenchimento de dados residenciais.

7-CEP: (DICA) se colocar o CEP e pesquisar ele é preenchido automaticamente e precisará apenas ir complementando.

8-Email: por meio deste que é informado, onde seus boletos são enviados, pode ser feito pedidos, orçamentos e um dos meios de comunicação usado.

9-Lista de Contatos Vinculados ao Cliente: nele é possível cadastrar vários contatos, informando os seus setores.

10-Endereço de Cobrança: definição de onde ele será cobrado.

11-Endereço de Entrega: definição de onde será entregue.

Administrativo 1

Entenda as setas:

12- Preenchimento de dados do cliente:  preenchimento dos dados pessoais do cliente.

13-Bloquear Cadastro: definir se o cadastro é bloqueado ou não, se ele estiver bloqueado não pode fazer nem compras nem orçamento e usado para facilitar filtragens.

14-Situação SPI/SPC: local onde informa a situação financeira da pessoa e usado para facilitar filtragens.

15-Conceito: definição do tipo de cliente.

16- N° tabela de Preço: seleciona a qual tabela de preço o cadastro estará relacionada (isso é definido no cadastro de produtos, aqui iremos apenas escolher a qual tabela será atribuída a esse cliente).

Administrativo 2.

Entenda as setas:

17- Vendedor: vendedor que estará atendendo esse cliente.

18-Transportadora: seleciona qual é a transportadora usada para o cadastro. Exemplo: Correios ou O Próprio.

19- Limite de Crédito: define até quando o cliente pode gastar.

20- Especificar forma de pagamento: define como será pago.

21- Observação do Cliente: área onde pode anotar a respeito do cliente.

22-Liberar Venda a Vista ou Venda a Prazo: essas caixas de marcação, servem para limitar a forma como o cliente irá pagar, porém caso, você tenha definido uma forma de pagamento a prazo, elas não irão ser consideradas.

Dados de emissão de N.F: configuração das regras fiscais caso ele tenha alguma regra personalizada.

Histórico de Vendas

Nessa área mostra todas as vendas feitas a esse cliente.

Entenda as setas:

23- Área de Pesquisa: Local onde você pode pesquisar sobre as vendas que foram feitas a esse cliente.

24- Lista de Vendas: listagem das vendas feitas.

25- Total das Vendas: ali exibe o valor total de todas as vendas já feitas.

26- Lista de Produtos Vendidos: aqui lista tudo o que foi vendido para o cliente.

Faturas a Receber

27- Lista de Contas a receber: aqui lista todas as contas que temos que receber de um cliente e os dados dessa conta.

28- Tabela: onde vai listar todos os dados das contas a receber.

29- Total Vencido: Mostra quanto está o valor das contas vencidas.

30- Total a Receber: Mostra o quanto tem que receber do cliente.

31- Recibo: onde você tirar o recibo daquela conta do cliente e então imprimir ela para que ela possa ser cobrada depois.

Histórico de Ordem de Serviço (O.S)

Aqui você consegue todas as ordens de serviço feito a esse cliente.

Entenda as setas

32- Aqui você pode pesquisar as O.S .

33- Tabela: tabela que exibe a O.S e os dados dela.

34- Laudo Técnico: informa a situação em que está aquela O.S. Exemplo: celular em concerto.

35- Produto a ser consertado: informar qual produto está sendo arrumado naquela O.S.

Entender algumas funcionalidades do que tem dentro de Cadastro de Clientes.

Entenda as setas:

36- Foto: você pode adicionar uma foto do cliente aqui.

37- Cadastro de Imagens: local onde se pode guardar imagens que sejam relevantes sobre o cliente.

38- Importador de Cadastro: Possibilita importar os dados de um cliente que você cadastrou anteriormente, no emissor de nota fiscal gratuito, da receita federal.

39- Anexar Arquivos: nesse campo você pode anexar arquivos aos dados do cliente. Exemplo: imagem, arquivos em Word ou PDF. (1 MB o tamanho máximo).

40 – Alterar: pode alterar o cadastro.

41 – Remover: remover o cadastro.

Como emitir uma nota fiscal através do sistema System Commerce .NET

O System Commerce mantém diversas características semelhantes ao emissor gratuito da SEFAZ que está sendo descontinuado a partir de 2017 mas, com inúmeras funcionalidades que foram criadas para otimizar a experiência do usuário ao emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e) utilizando o sistema.

Para emitir uma NF-e, deve-se primeiro verificar os dados abaixo:

  1. Sobre a empresa:
    1. A empresa emitente deve estar cadastrada juntamente à SEFAZ de seu estado para a emissão de notas fiscais através de softwares de terceiros.
    2. A empresa não pode estar com pendencias fiscais pois em certos casos pode fazer com que a emissão de notas seja bloqueada ou que suas notas sejam denegadas.
  2. Sobre o sistema:
    1. Os dados da empresa devem estar corretamente cadastrados.
    2. O certificado digital deve estar instalado e configurado no sistema.

Com as atenções acima vamos ao passo-a-passo para a emissão de uma nota fiscal eletrônica através do System Commerce .NET:

1 – Abra a tela de emissão de notas fiscais acessando o menu “Tela inicial > Dep. Comercial > Nota Fiscal”

2 – Na tela de emissão, selecione um dos clientes/fornecedores cadastrados no sistema.

NOTA: para evitar problemas de validação de dados, é aconselhável sempre fazer o cadastro de pessoas com o auxílio das informações do site do Sintegra ou da SEFAZ.

Informe também a natureza da operação e o Indicador de presença. Feito isso vamos ao próximo passo:

3 – Insira os produtos da nota fiscal através da segunda aba “Produtos e Serviços”. Ao inserir estes itens, é muito importante verificar se os tributos estão todos informados corretamente de acordo com o regime tributário da sua empresa e do contexto da nota fiscal.

NOTA: A SystemPort não mantém algum pessoal técnico especializado em tributações fiscais, sendo assim aconselhamos que seja verificado tais informações com seu contador para evitar possíveis problemas fiscais.

4 – Após informar todos os produtos relacionados a esta nota fiscal, informe a transportadora que será relacionada a nota:

5 – Por ultimo, informe a forma de pagamento (caso necessário) e verifique os valores gerados a partir dos tributos inseridos nos produtos.

6 – Feito todas as edições necessárias, grave a nota utilizando o menu superior “Arquivo > Gravar” (ou o atalho Ctrl+G) e em seguida envie a nota através do menu superior “NF-e > Enviar NF-e” (ou o atalho Ctrl+Z).

Ao concluir todos os passos acima, dependendo das informações inseridas sua nota será validada e autorizada.

Banco de Dados – Funcionamento e Conexão

O Que é um Banco de Dados?

Banco de Dados ou Base de Dados são arquivos que armazenam registros, como informações dos clientes, produtos, vendas. Ele contém coleções organizadas que se relacionam de forma a se tornar informações durante uma pesquisa. São muito importantes para o bom funcionamento de uma empresa e é a parte principal de um sistema de informação.

São gerenciados por programas de computador chamados Sistemas Gerenciadores de Bancos de Dados (SGBD’s). O objetivo dos SGBD’s é gerenciar o acesso, a manipulação e a organização dos dados.

Acesso do System Commerce

O System Commerce usa um banco de dados gerenciado pelo Microsoft SQL Server. Este SGBD é instalado na máquina destinada a ser servidor da empresa, ou seja, o computador que irá fornecer as informações do banco de dados aos demais computadores pertencentes à empresa e responsáveis por fazer inclusões e buscas de dados. O requisito para que vários computadores acessem o mesmo banco de dados é que estejam todos conectados na mesma rede local ou através de uma VPN

Ao fazer o primeiro acesso ao System Commerce serão requisitados os dados para conexão ao banco como no exemplo abaixo

Erros de Conexão

Se o System Commerce não iniciar e apresentar a mensagem de “Erro ao tentar conectar ao banco de dados” repetidas vezes, há alguns motivos pelos quais isso está acontecendo e que você deve verificar.

  • Verifique se os dados de conexão ao banco foram escritos corretamente. Essa tela não faz distinção entre fontes escritas em CAIXA ALTA ou caixa baixa, exceto no campo de senha.
  •   Verifique se o Processo do MSSQLSERVER está executando no servidor. para isso você deve executar o aplicativo SQL SERVER CONFIGURATION MANAGER
  • Verifique se o seu computador está conectado à mesma rede que o servidor, ou se o servidor está conectado à rede.

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